Datenschutzerklärung

Fassung 2026-11-02. Gültig ab dem 2. November 2026.

1. Verantwortlicher

Orbita Media GmbH
Ericusspitze 4
20457 Hamburg
Deutschland
Registergericht: Amtsgericht Hamburg, Handelsregisternummer HRB 161613
Geschäftsführer: Noah Malik, Stefan Schott
E-Mail: contact@shelfpublisher.com

Wir sind nicht verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen (Art. 37 DSGVO, § 38 BDSG).

2. Wofür diese Erklärung gilt

Diese Erklärung beschreibt, wie wir personenbezogene Daten verarbeiten, wenn Sie die Verlagsplattform ShelfPublisher unter shelfpublisher.com (vormals portal.orbita-media.de) nutzen. Sie gilt für Besucher der öffentlichen Seiten, für registrierte Autoren, für Affiliates und für Personen, die mit uns Kontakt aufnehmen.

Daten von Lesern, die ein Buch in einem Shop kaufen, verarbeiten wir nicht über diese Plattform; dieses Verhältnis besteht mit dem jeweiligen Händler.

3. Rechtsgrundlagen

Wir stützen uns auf die folgenden Rechtsgrundlagen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO):

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Erfüllung eines Vertrags oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen. Darunter fallen das Konto, die Bestellung, die Prüfung und Veröffentlichung eines Titels, die Abrechnungen und die Auszahlungen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung. Darunter fallen insbesondere die Aufbewahrung von Buchungsbelegen nach § 147 der Abgabenordnung und § 257 des Handelsgesetzbuchs sowie steuerliche Meldungen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: unsere berechtigten Interessen, nämlich die Sicherheit und Stabilität der Plattform, die Verhinderung und Aufklärung von Betrug und Missbrauch sowie die Geltendmachung von Rechtsansprüchen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Ihre Einwilligung, für optionale Cookies, für das Affiliate-Tracking-Cookie, für unsere E-Mails und Push-Benachrichtigungen mit Angeboten und Tipps und für die Messung, ob sie geöffnet und angeklickt werden (Abschnitt 4.10). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Soweit wir uns für die Speicherung von Informationen auf Ihrem Endgerät auf Ihre Einwilligung stützen, stützen wir uns zusätzlich auf § 25 Abs. 1 des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetzes (TDDDG); für das unbedingt Erforderliche stützen wir uns auf § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

4. Was wir verarbeiten und warum

4.1 Besuch der Website

Jede Anfrage wird von unserem Server mit der IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, der aufgerufenen Seite, dem Referrer, dem Browser und dem Betriebssystem protokolliert. Zweck: Ausliefern der Seite, Sicherheit und Fehlersuche. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Diese Protokolle werden nach 7 Tagen gelöscht.

Vor den Formularen für Anmeldung und Registrierung setzen wir Cloudflare Turnstile ein, um Menschen von Bots zu unterscheiden. Turnstile erhält die IP-Adresse und technische Informationen über den Browser. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser Interesse daran, automatisierte Angriffe von der Anmeldung fernzuhalten.

4.2 Konto und Anmeldung

Wir verarbeiten: Name, E-Mail-Adresse, Passwort in gehashter Form oder die Kennung Ihres Anmeldeanbieters, Postanschrift, Land, Telefonnummer, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Bankverbindung, Profilbild, falls Sie eines hochladen, und das Datum der Registrierung.

Registrierung und Anmeldung wickelt für uns Clerk, Inc. ab. Eine Anmeldung mit einem Google-Konto ist möglich; in diesem Fall teilt uns Google Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Profilbild mit. Wir speichern eine Sitzungskennung in einem verschlüsselten Cookie und in unserem Redis-Cache; ein per E-Mail gesendetes Einmalpasswort wird 10 Minuten gespeichert.

Zweck: Ihnen Zugang zur Plattform zu geben und Sie identifizieren zu können. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bank- und Steuerdaten: Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO.

4.3 Bestellungen und Zahlungen

Wir verarbeiten die Bestelldaten, das gewählte Paket, den Preis, eingelöste Gutscheine, das für die Bestimmung der Umsatzsteuer verwendete Land und den Status der Zahlung.

Karten- und Kontodaten werden auf den Seiten unseres Zahlungsdienstleisters eingegeben und von uns nicht gespeichert. Wir erhalten vom Anbieter nur die Tatsache der Zahlung, den Betrag, die Zahlungsart, gegebenenfalls die letzten vier Ziffern einer Karte und eine Kennung der Transaktion.

Zweck: Erfüllung des Vertrags, Verhinderung von Betrug, Buchhaltung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Betrugsprävention.

4.4 Rechnungen und Gutschriften

Rechnungen für Ihre Käufe und Gutschriften für Ihre Erlöse werden in unserem Buchhaltungssystem erstellt und gespeichert. Sie enthalten Ihren Namen, Ihre Anschrift, Ihre steuerlichen Kennungen, die Positionen und die Beträge. Zweck und Rechtsgrundlage: Erfüllung des Vertrags und Erfüllung der Aufbewahrungspflichten nach § 147 der Abgabenordnung, Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO.

4.5 Manuskripte, Cover und andere Uploads

Die Dateien, die Sie hochladen, werden in unserem Objektspeicher und in unserer Datenbank zusammen mit den Metadaten des Titels gespeichert. Dateien können personenbezogene Daten enthalten, zum Beispiel Ihren Namen als Autor, ein Autorenfoto, eine Biografie und die Namen von Personen, die im Buch erwähnt werden. Zweck: Erfüllung des Vertrags. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

4.5a Cover-Reparatur und Druckfertig-Reparatur

Wenn Sie eine Cover-Reparatur oder eine Druckfertig-Reparatur bestellen (AGB, Ziffern 4.2a und 4.2b), verarbeiten wir die betroffene Datei, um die Reparatur durchzuführen. Cover und Innenteil-Dateien können personenbezogene Daten enthalten, zum Beispiel Ihren Namen als Autor, ein Autorenfoto oder eine Biografie. Zweck: Durchführung der von Ihnen bestellten Reparatur. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

• Barcode eines Covers: Wir setzen ihn auf unseren eigenen Servern; das Cover wird dafür an niemanden gesendet.
• Beschnittzugabe, Rückenbreite und Format eines Covers: Die fehlenden Randstreifen zeichnet ein Bildmodell (künstliche Intelligenz). Dafür senden wir den Teil des Covers, den die Reparatur betrifft, als Bild an einen Anbieter eines KI-Bildmodells, der es in unserem Auftrag verarbeitet. Der Anbieter hat seinen Sitz in Hongkong oder in den USA. Seine Nutzungsbedingungen enthalten keinen Vertrag nach Art. 28 DSGVO, und wir haben mit ihm keinen geschlossen. Für ihn gilt kein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, und es bestehen keine geeigneten Garantien nach Art. 46 DSGVO. Wir senden das Bild deshalb nur, wenn Sie im Bestellvorgang der Reparatur ausdrücklich einwilligen, wo wir Sie über die Risiken informieren (Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Risiken: Behörden in diesen Ländern können nach Regeln auf das Bild zugreifen, die nicht dem Schutz in der EU entsprechen, und es kann für Sie schwieriger sein, Ihre Rechte dort durchzusetzen. Wie lange der Anbieter das Bild aufbewahrt, richtet sich nach seinen eigenen Bedingungen; wir können es dort nicht löschen lassen. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, unter contact@shelfpublisher.com; ein bereits gesendetes Bild kann nicht zurückgeholt werden. Ohne die Einwilligung können wir diese drei Leistungen nicht erbringen.
• Druckfertig-Reparatur eines Innenteils: Wir lassen die Datei von pdfRest, einem Dienst der Datalogics, Inc. (USA), in das Druckformat PDF/X-1a umwandeln; pdfRest verarbeitet sie in unserem Auftrag in Rechenzentren in der EU und löscht sie nach seinen Bedingungen nach einer kurzen Aufbewahrungsfrist automatisch. Als Unternehmen in den USA kann Datalogics von dort auf die Datei zugreifen (Ziffern 6 und 7).

Die reparierte Datei und die Datei, die sie ersetzt, bleiben bei uns. Ein durch eine Cover-Reparatur ersetztes Cover wird 30 Tage nach dem Ersetzen gelöscht; die ursprüngliche Innenteil-Datei einer Druckfertig-Reparatur wird wie das Manuskript aufbewahrt (Ziffer 8).

4.6 Automatisierte Prüfungen und andere Einsätze künstlicher Intelligenz für Ihre Titel

Für die folgenden Aufgaben senden wir Daten an einen Anbieter von KI-Sprach- und -Bildmodellen (in dieser Erklärung: KI-Dienstleister), und nur an diesen:

• Microsoft Azure in der EU. Die Vorprüfung, die Freigabeprüfung, die Kategorievorschläge, die Nische eines Titels, die gekürzten Beschreibungen und die Druckereihinweise laufen auf Microsoft Azure (Microsoft Ireland Operations Ltd), in einer Ressource in Schweden, deren Anfragen ausschließlich in Rechenzentren in der Europäischen Union verarbeitet werden (Bereitstellungstyp „Data Zone EU“). Microsoft handelt als unser Auftragsverarbeiter auf Grundlage seines Products and Services Data Protection Addendum (Art. 28 DSGVO).
• Keine Reserve. Fällt der Dienst von Microsoft aus oder ist er überlastet, wartet die Aufgabe und wird später wiederholt, oder eine Person bei Orbita übernimmt sie; sie wird an keinen anderen KI-Dienstleister gesendet. Nur die Cover-Reparatur nutzt einen anderen Anbieter, mit Ihrer Einwilligung (Ziffer 4.5a).

Was das für den Schutz Ihrer Daten bedeutet, steht in Ziffer 7.

• Automatisierte Vorprüfung des Manuskripts. Jedes Mal, wenn Sie die Innenteil-Datei eines Titels hochladen oder einreichen, läuft eine automatisierte Prüfung. Sie betrachtet die technische Druckbarkeit und Hinweise auf Inhalte, die wir nicht veröffentlichen dürfen. Dafür senden wir den vollständigen Text des Manuskripts, in Abschnitten, zusammen mit dem Titel und der Sprache des Buchs. Für das Layout und zur Bestätigung eines vermuteten Fehlers senden wir außerdem Bilder von bis zu zwölf Seiten der Innenteil-Datei.
• Freigabeprüfung. Jedes Mal, wenn Sie einen Titel einreichen oder erneut einreichen oder eine seiner Dateien ändern, prüfen wir, ob er zur Veröffentlichung freigegeben werden kann. Dafür senden wir Titel, Untertitel, Autorenname, ISBN, Sprache, Genre, Altersgruppe, Seitenzahl, Keywords, Kategorien und Beschreibung, den Text auf dem vorderen Cover, Auszüge aus dem Manuskript (die ersten Seiten, die letzten Seiten und einige Seiten aus dem Hauptteil, zusammen bis zu etwa 26.000 Zeichen) sowie Bilder des Druckcovers, des E-Book-Covers und von drei Innenseiten.
• Kategorievorschläge. Wenn Sie Kategorievorschläge anfordern, und einmal, wenn Sie einen Titel einreichen, senden wir Titel, Untertitel, Beschreibung und Sprache an unser Kategoriewerkzeug, das Microsoft Azure Kategorien vorschlagen lässt.
• Nische eines Titels. Für unsere Statistik ordnen wir jeden Titel einer thematischen Nische zu, nach festen Regeln aus seinen Daten. Nur wo die Regeln unsicher sind, senden wir Titel, Untertitel, Keywords, Sprache, Kategoriecodes und Altersspanne.
• Gekürzte Beschreibung für einen Vertriebskanal. Nimmt ein Vertriebskanal nur eine kürzere Beschreibung an, können wir die Beschreibung kürzen lassen; dafür senden wir Titel, Untertitel und Beschreibung.
• Hinweise der Druckerei. Lehnt eine Druckerei die Dateien eines Titels ab und passt keiner unserer vorbereiteten Texte, lassen wir die Begründung der Druckerei in eine Nachricht an Sie umformulieren; dafür senden wir nur den Text dieser Begründung.

Ihr Manuskript, Ihr Cover und Ihre Titeldaten können personenbezogene Daten enthalten, insbesondere Ihren Namen als Autor, ein Autorenfoto, eine Biografie und die Namen von Personen, die im Buch erwähnt werden. Für diese Aufgaben senden wir keine E-Mail-Adresse, Postanschrift und keine Zahlungsdaten.

• Microsoft verarbeitet die Daten nur, um uns das Ergebnis zurückzugeben und seinen Dienst zu betreiben. Nach Angaben von Microsoft sind Anfragen und Ergebnisse weder für andere Kunden noch für die Anbieter der Modelle zugänglich, und sie werden nicht zum Training oder zur Verbesserung der Modelle verwendet. Wir weisen den Dienst an, die Anfrage und die Antwort nicht aufzubewahren. Microsoft prüft Anfragen und Antworten allerdings automatisiert auf Missbrauch seines Dienstes (Abuse Monitoring); die automatisierte Prüfung speichert nichts. Inhalte, die diese Prüfung als möglichen Missbrauch markiert, können in einem Datenspeicher in der EU gespeichert werden, zur Überprüfung durch befugte Mitarbeiter von Microsoft im Europäischen Wirtschaftsraum. Die aktuelle Dokumentation von Microsoft nennt für diese Speicherung keine feste Frist (frühere Fassungen nannten bis zu 30 Tage). Eine Ausnahme von dieser Speicherung gewährt Microsoft nur auf Antrag; unsere Ressource hat keine.
• Die Ergebnisse der Vorprüfung und der Freigabeprüfung speichern wir beim Titel; sie werden zusammen mit dem Titel gelöscht.
• Was mit dem Ergebnis geschieht und wo es ohne einen Menschen wirkt, steht in Ziffer 11.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, weil die Prüfung des Titels nach den Ziffern 4.1 und 12.1 unserer AGB, die Kategorien, die Beschreibung und die Informationen zum Druck Teil der von uns geschuldeten Leistung sind, und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO hinsichtlich unseres Interesses, keine rechtswidrigen Inhalte zu veröffentlichen, Titel schnell und einheitlich zu prüfen und Titel für unsere Statistik Nischen zuzuordnen. Zum Zugriff von außerhalb der EU siehe Ziffer 7.

4.7 Veröffentlichung und Vertrieb

Für einen Titel, den wir veröffentlichen, werden die Metadaten (Titel, Autorenname wie von Ihnen angegeben, Klappentext, Cover, ISBN, Preis, Kategorien) an die bibliografischen Verzeichnisse und an die Vertriebskanäle und von dort an Händler weitergegeben. Der Autorenname wird veröffentlicht. Veröffentlichen Sie unter einem Pseudonym, benötigen wir Ihren echten Namen trotzdem für den Vertrag, für die Buchhaltung und für die ISBN-Anmeldung, veröffentlichen ihn aber nicht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Diese Weitergabe ist der Zweck des Vertrags und kann nicht rückgängig gemacht werden, sobald ein Titel im Umlauf ist: Kataloge, Bibliotheken und Shops bewahren bibliografische Datensätze dauerhaft auf.

4.8 Verkaufsberichte, Erlöse und Auszahlungen

Wir importieren die Verkaufsberichte der Vertriebskanäle, ordnen die Verkäufe Titeln und Konten zu, berechnen die Erlöse und verbuchen sie in Ihrem Wallet. Für eine Auszahlung verarbeiten wir Ihre Bankverbindung und den Betrag. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO.

Ein Teil dieser Verarbeitung läuft derzeit über eine Tabelle und einen Dateispeicher von Google Drive und Google Sheets, die wir als Arbeitsbereich für die Berichte nutzen.

4.9 Support und Tickets

Nachrichten, die Sie über das Ticketsystem oder per E-Mail senden, werden mit Ihrem Namen, Ihrer E-Mail-Adresse, dem Inhalt und den Anhängen gespeichert. Zweck: Beantwortung Ihrer Anfrage und Dokumentation dessen, was vereinbart wurde. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Anfragen zum Vertrag, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für andere Anfragen.

Für Tickets nutzen wir den KI-Dienstleister aus Ziffer 4.6, Microsoft Azure in der EU, und keinen anderen (siehe Ziffer 7). Fällt der Dienst von Microsoft aus, wartet das Ticket auf unser Team:

• Übersetzung. Lassen Sie oder unser Team eine Nachricht übersetzen, senden wir den Text der Nachricht. Die Übersetzung wird mit der Nachricht gespeichert.
• Antwortentwürfe. Zu jeder neuen Nachricht lassen wir ein KI-Modell einen Antwortentwurf schreiben und ein zweites Modell ihn prüfen. Dafür senden wir Ihren Vornamen, die Ticketnummer, Kategorie und Betreff, die letzten zehn Nachrichten des Tickets, bis zu 20 Ihrer Titel mit Nummer, Titel, Status, ISBN, Datum und der Rückmeldung unseres Teams sowie unsere allgemeinen Hinweise zu häufigen Fragen. Wir senden weder Ihre E-Mail-Adresse noch Anhänge.
• Automatische Antworten. Bei einfachen Fragen wird Ihnen eine so geschriebene Antwort automatisch gesendet, 12 bis 18 Minuten nach Ihrer Nachricht, ohne dass ein Mensch sie vorher liest; sie erreicht Sie als Ticketnachricht und per E-Mail, mit dem Hinweis, dass sie mit KI-Unterstützung geschrieben wurde. Nie automatisch beantwortet werden Nachrichten, die unsere Regeln als Nachrichten über Geld, Erstattungen, Rechtsfragen, Kündigungen, Beschwerden oder Fehler erkennen oder die eine Zusage oder einen Termin erfordern, und eine Antwort auf eine automatische Antwort wird nie erneut automatisch beantwortet. Möchten Sie, dass ein Mensch sich Ihre Frage ansieht, antworten Sie auf die Antwort; dann entscheidet ein Mensch über die nächste Antwort. Alles andere entscheidet ein Mensch auf Grundlage des Entwurfs.
• Hinweise aus beantworteten Tickets. Nachdem unser Team ein Ticket beantwortet hat, senden wir die Frage, die letzten Nachrichten und die Antwort, damit daraus ein allgemeiner Hinweis für spätere Fragen abgeleitet wird. Hinweise, die einen Namen, eine E-Mail-Adresse, einen Buchtitel oder eine ISBN enthalten, werden verworfen.

Entwürfe und Übersetzungen werden mit dem Ticket gespeichert, für die Dauer nach Ziffer 8. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Anfragen zum Vertrag, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für andere Anfragen und für die Hinweise; unser Interesse ist, Anfragen schnell und einheitlich zu beantworten. Eine Antwort auf ein Ticket ist keine Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO (Ziffer 11).

4.10 E-Mails, die wir senden

Wir senden E-Mails, die zur Erfüllung des Vertrags nötig sind: Einmalpasswörter, Bestellbestätigungen, Statusänderungen eines Titels, Abrechnungen, Erinnerungen an ablaufende Slots, Antworten auf Tickets und die im nächsten Absatz beschriebenen E-Mails. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Diese können Sie nicht abbestellen, solange der Vertrag läuft; einzige Ausnahme sind die im nächsten Absatz beschriebenen Tipps und Erinnerungen.

Nachdem Sie Ihr Konto eingerichtet haben, senden wir Ihnen außerdem E-Mails, die Ihnen helfen, es zu vervollständigen und Ihren ersten Titel einzureichen, und wir informieren Sie rechtzeitig, bevor ein Konto ohne Kauf nach unseren AGB geschlossen wird. Diese E-Mails enthalten keine Angebote. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Willkommens-E-Mail geht an jedes neue Konto. Die E-Mail mit Tipps und die Erinnerung, Ihren ersten Titel einzureichen, gehen nur hinaus, solange Sie einen Veröffentlichungs-Slot haben, den Sie noch nutzen können, oder wenn Sie in unsere E-Mails eingewilligt haben (siehe unten); jede von ihnen enthält einen Link, mit dem Sie sie abbestellen, und das wirkt sofort.

Angebots-E-Mails statt eines Entgelts. Für die Nutzung der Plattform über ein Konto verlangen wir kein Entgelt. Stattdessen ist der Empfang unserer E-Mails mit Neuigkeiten über die Plattform, Tipps zum Veröffentlichen, Erinnerungen (zum Beispiel an Challenges) und Angeboten für unsere eigenen Pakete und Leistungen, einschließlich Bookfairy, unserem KI-Werkzeug zur Buchproduktion, das ebenfalls die Orbita Media GmbH anbietet, der Hauptbestandteil dieser Vereinbarung (Ziffer 3.7 unserer AGB). Wir bitten deshalb um Ihre Einwilligung, wenn Sie Zugang anfragen, und erneut, wenn Sie Ihr Passwort festlegen, und nur mit ihr können wir Sie einladen und Ihr Konto einrichten. Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 7 Abs. 2 Nr. 2 des Gesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb; wir nennen die Bedingung offen direkt neben dem Kästchen, bevor Sie es ankreuzen. Bei der Zugangsanfrage nutzen wir ein Double-Opt-in-Verfahren: Nachdem Sie das Kästchen angekreuzt haben, senden wir Ihnen eine E-Mail mit der Bitte um Bestätigung. Beim Passwort ging der Einladungslink an Ihre Adresse, was an die Stelle dieser Bestätigung tritt. Zum Nachweis Ihrer Einwilligung speichern wir den Zeitpunkt, die IP-Adresse und den Browser der Einwilligung und der Bestätigung, den Wortlaut, dem Sie zugestimmt haben (Kästchen und Bedingung), und dessen Fassung. Mit Ihrer Einwilligung senden wir Ihnen persönliche Angebote, zum Beispiel Rabattcodes für Veröffentlichungspakete, die befristet gültig sind. Um auszuwählen, welche Angebote wir Ihnen senden, nutzen wir Ihren Kontostatus (zum Beispiel ob Sie ein Paket gekauft haben), Ihr Land und Ihre Sprache und ob Sie frühere E-Mails geöffnet oder angeklickt haben.

Push-Benachrichtigungen. Dieselbe Einwilligung umfasst diese Nachrichten als Push-Benachrichtigungen. Sie werden nur gesendet, nachdem Sie zusätzlich Benachrichtigungen in Ihrem Browser erlaubt haben; die Adresse Ihres Browsers oder Geräts, die wir dadurch erhalten, wird mit Ihrem Konto gespeichert, bis Sie Push abschalten. Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, und für die Speicherung auf Ihrem Endgerät § 25 Abs. 1 TDDDG. Sie können E-Mails und Push-Benachrichtigungen jederzeit getrennt in Ihrem Profil unter „Einstellungen“ abschalten und beides mit dem Abmeldelink in jeder Angebots-E-Mail widerrufen. Kunden, die sich vor dem 29. Oktober 2026 registriert haben, werden einmal im Portal gefragt, ob sie diese Nachrichten wünschen, einschließlich Push und Bookfairy; eine früher erteilte Einwilligung in die Angebots-E-Mails von ShelfPublisher wird dadurch nicht erweitert, und wer sich abgemeldet hat, wird nicht gefragt.

Bitten um eine Bewertung. Wird einer Ihrer Titel veröffentlicht, kann die E-Mail, die Ihnen das mitteilt, Sie bitten, ShelfPublisher auf Trustpilot zu bewerten: höchstens einmal in 180 Tagen, mit demselben Text für jede Autorin und jeden Autor und nie gegen eine Gegenleistung. Wir senden diese Bitte nur, wenn wir Sie bei der Einrichtung Ihres Kontos darauf und auf Ihr Widerspruchsrecht hingewiesen haben und Sie bei uns gekauft haben (§ 7 Abs. 3 UWG, Art. 130 Abs. 4 des italienischen Datenschutzgesetzes; Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse an ehrlichen Bewertungen unserer Leistung), oder wenn Sie die Bitten in Ihrem Profil eingeschaltet haben (Ihre Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die E-Mail enthält nur einen Link auf unsere öffentliche Seite bei Trustpilot; an Trustpilot übermitteln wir keine Daten über Sie. Schreiben Sie dort eine Bewertung, verarbeitet Trustpilot A/S (Kopenhagen, Dänemark) sie nach seiner eigenen Datenschutzerklärung. Sie können jederzeit widersprechen, über den Link in der E-Mail oder mit dem Schalter in Ihrem Profil unter Einstellungen, ohne dass Ihnen andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen.

Öffnungen und Klicks. Haben Sie die oben beschriebene Einwilligung erteilt, können unsere E-Mails ein Zählpixel enthalten, und die Links darin zu unseren eigenen Seiten können über unseren Server laufen, sodass wir sehen, ob eine E-Mail geöffnet und welcher Link angeklickt wurde. Wir speichern je E-Mail den Zeitpunkt, den Link und die Art des Geräts, aber keine IP-Adresse und keine Browserkennung. Zweck: zu messen, wie gut unsere E-Mails wirken, und die oben beschriebenen Angebote auszuwählen. Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und, für das Laden des Pixels und der Klickadresse auf Ihrem Endgerät, § 25 Abs. 1 TDDDG. E-Mails an eine Adresse ohne diese Einwilligung oder nach deren Widerruf werden nie gemessen.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, über den Abmeldelink in jedem Newsletter oder per E-Mail an contact@shelfpublisher.com. Wir setzen Ihre Adresse dann auf eine Sperrliste, damit Sie keine Newsletter mehr erhalten, und beenden die Messung von Öffnungen und Klicks. Der Widerruf berührt weder Ihr Konto noch Ihre Titel noch einen anderen Vertrag.

Unser Newsletter-System (Dittofeed) läuft auf unseren eigenen Servern bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland; die E-Mails werden über Amazon Simple Email Service in der EU (Region Stockholm) zugestellt.

4.11 Partnerprogramm

Nehmen Sie am Partnerprogramm teil, verarbeiten wir Ihren Empfehlungscode, die Klicks auf Ihren Link, die Ihnen zugeordneten Konten, die Beträge, aus denen die Provision berechnet wird, und die Provision selbst. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Wurden Sie von einem Affiliate geworben, speichern wir, von welchem Affiliate Sie geworben wurden. Dieser Affiliate sieht nur Ihren Vornamen, den Anfangsbuchstaben Ihres Nachnamens, das Datum Ihrer Registrierung, ob die Zuordnung aktiv ist, und je Kalenderquartal die Summe Ihrer Bucherlöse (die Tantiemen aus Ihren Buchverkäufen, die wir Ihnen gutschreiben), aus der seine Provision berechnet wird, den Satz und die Provision. Der Affiliate sieht nicht Ihre Anschrift, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Titel, die Zahl Ihrer Bücher, die verkauften Exemplare, einzelne Verkaufsberichte oder Ihre Erlöse je Titel. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse und das des Affiliates ist es, die Provision zu berechnen, zu prüfen und zu zahlen, die ein Anteil an Ihren Bucherlösen ist; dafür ist die Summe je Quartal erforderlich, und eine Zahl je Quartal ohne Titel oder Exemplare ist das Mindestmaß. Die Provision mindert Ihre Erlöse nicht, wir zahlen sie zusätzlich. Sie können dieser Verarbeitung widersprechen (Art. 21 DSGVO, Abschnitt 9).

Das Empfehlungs-Cookie wird nur gesetzt, wenn Sie Marketing-Cookies erlauben, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG. Seine Laufzeit beträgt 30 Tage. Ohne diese Einwilligung wird eine Empfehlung nur erfasst, wenn Sie den Empfehlungscode im Registrierungsformular selbst absenden.

4.12 Betrugsprävention und Durchsetzung der AGB

Um Mehrfachkonten, Eigenempfehlungen und manipulierte Zuordnungen zu erkennen, gleichen wir Stammdaten, Zahlungskennungen und technische Zuordnungsdaten innerhalb unserer eigenen Systeme ab. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Auch hier wird keine Entscheidung mit rechtlicher Wirkung automatisiert getroffen; ein Mensch entscheidet.

4.13 Zugangsanfragen und Warteliste

Der Zugang zur Plattform erfolgt auf Einladung. Fragen Sie Zugang an, verarbeiten wir die Angaben, die Sie im Formular machen (Name, E-Mail-Adresse, Land, Angaben zu Ihrem Buch und dazu, wie Sie von uns erfahren haben), das Datum der Anfrage, Ihre IP-Adresse und die Sprache des Formulars. Zweck: Prüfung Ihrer Anfrage, Kontaktaufnahme mit Ihnen dazu und Ihre Einladung oder die Mitteilung, dass wir Ihnen derzeit keinen Zugang anbieten können. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Maßnahmen auf Ihre Anfrage vor Vertragsschluss) und, für die IP-Adresse als Schutz vor Missbrauch, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die E-Mails zu Ihrer Anfrage (Eingangsbestätigung, Rückfragen, Einladung oder Absage) bedürfen nicht Ihrer Einwilligung und enthalten keine Werbung.

Eine offene Anfrage bewahren wir auf, bis wir über sie entschieden haben; haben wir nicht innerhalb von 12 Monaten entschieden, fragen wir Sie, ob Sie sie offen halten möchten, und löschen sie andernfalls. Eine Anfrage, die wir ablehnen, wird 6 Monate nach unserer Antwort gelöscht. Nehmen wir sie an, werden ihre Daten in Ihr Konto übernommen, wenn Sie sich registrieren; die Anfrage selbst wird 6 Monate nach der Einladung gelöscht.

Die Angaben sind freiwillig, aber ohne sie können wir Ihre Anfrage nicht prüfen.

Das Formular enthält ein Kästchen für unsere E-Mails mit Angeboten und Tipps. Es anzukreuzen ist Bedingung der Anfrage, weil diese E-Mails der Hauptbestandteil der Vereinbarung über die Nutzung der Plattform ohne Entgelt sind (Abschnitt 4.10, Ziffer 3.7 unserer AGB). Sie können später jederzeit widerrufen; Ihre Anfrage oder Ihr Konto ist davon nicht betroffen.

4.14 Statistik auf unseren öffentlichen Seiten

Stimmen Sie im Cookie-Banner „Statistik“ zu, setzen wir auf unseren öffentlichen Seiten Google Analytics 4 und Microsoft Clarity ein, um zu verstehen, wie Besucher sie finden und nutzen, und um Fehler zu finden. Google Analytics erhält die Seiten, die Sie aufrufen, die verweisende Seite, Kampagnenparameter, Ihren Geräte- und Browsertyp und Ihre ungefähre Region; Microsoft Clarity zeichnet zusätzlich auf, wie Sie scrollen, klicken und die Maus bewegen, wobei in Formulare eingegebener Text maskiert wird. Beide erhalten Ihre IP-Adresse; Google speichert sie nicht. Einzelheiten, Cookies und Speicherdauern stehen in Abschnitt 3.2 der Cookie-Richtlinie. Stimmen Sie auch „Marketing“ zu, ergänzt Google Signals zusammengefasste Berichte über geräteübergreifende Nutzung, Altersgruppe, Geschlecht und Interessen für Besucher, die in einem Google-Konto mit eingeschalteter personalisierter Werbung angemeldet sind; dafür verknüpft Google die Daten mit Informationen aus diesem Konto, etwa Standort, Such- und YouTube-Verlauf sowie Daten von Partner-Websites, die Sie unter myactivity.google.com einsehen und löschen können (Cookie-Richtlinie 3.3). Die Datenfreigabe an Google ist in unserem Google-Analytics-Konto abgeschaltet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Widerruf jederzeit unter „Cookie-Einstellungen“ am Ende jeder Seite.

5. Cookies

Wir verwenden die folgenden Kategorien:

Sie wählen im Cookie-Banner. Sie können Ihre Auswahl jederzeit unter „Cookie-Einstellungen“ am Ende jeder Seite ändern oder widerrufen. Einzelheiten stehen in der Cookie-Richtlinie.

6. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir setzen die folgenden Dienstleister ein. Die als Auftragsverarbeiter gekennzeichneten handeln nach unseren Weisungen auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO. Der Anbieter des KI-Bildmodells handelt ebenfalls in unserem Auftrag, aber ohne einen solchen Vertrag; für pdfRest steht der unterzeichnete Vertrag noch aus (Ziffer 7).

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und geben sie nicht für die Werbung Dritter weiter.

7. Übermittlungen in Drittländer

Einige der oben genannten Anbieter verarbeiten Daten in den Vereinigten Staaten. Mit Ausnahme von pdfRest und der am Ende dieser Ziffer beschriebenen Cover-Reparatur erfolgt eine Übermittlung auf einer der folgenden Grundlagen:

• einem Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vom 10. Juli 2023 zum EU-US Data Privacy Framework, soweit der Anbieter danach zertifiziert ist (Art. 45 DSGVO), oder
• den Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission vom 4. Juni 2021 zusammen mit zusätzlichen Maßnahmen, insbesondere Verschlüsselung bei der Übertragung und bei der Speicherung (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Sie können bei uns unter contact@shelfpublisher.com eine Kopie der Garantien anfordern.

Microsoft Azure verarbeitet die Anfragen unserer KI-Funktionen (Ziffern 4.6 und 4.9) in Rechenzentren in der EU. Soweit Microsoft Corporation in den USA oder ein anderer Unterauftragsverarbeiter außerhalb der EU auf die Daten zugreift, etwa für Support oder Sicherheit, stützt sich Microsoft auf seine Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO) und auf die Standardvertragsklauseln vom 4. Juni 2021 in seinem Data Protection Addendum (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

pdfRest verarbeitet die Innenteil-Dateien der Druckfertig-Reparatur (Ziffer 4.5a) in Rechenzentren in der EU. Datalogics, Inc. ist ein Unternehmen in den USA und kann von dort auf die Dateien zugreifen. Seine Bedingungen verweisen auf die Standardvertragsklauseln von 2010, die durch diejenigen vom 4. Juni 2021 ersetzt wurden, und eine Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework konnten wir nicht überprüfen. Wir haben Datalogics um einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO mit den Standardvertragsklauseln vom 4. Juni 2021 gebeten (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO); bis er unterzeichnet ist, besteht für einen solchen Zugriff keine Garantie nach Art. 46 DSGVO. Die Risiken für Sie in diesem Fall: Behörden in den USA können nach Regeln auf die Datei zugreifen, die nicht dem Schutz in der EU entsprechen, und es kann für Sie schwieriger sein, Ihre Rechte dort durchzusetzen. Die Datei bleibt bei pdfRest nur für die kurze Aufbewahrungsfrist nach dessen Bedingungen.

Für die Cover-Reparatur nach Ziffer 4.5a besteht keine dieser Grundlagen: Der Anbieter des Bildmodells hat seinen Sitz in Hongkong oder in den USA, für ihn gilt kein Angemessenheitsbeschluss, und es bestehen keine Garantien nach Art. 46 DSGVO. Wir senden das Bild nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung, die Sie im Bestellvorgang der Reparatur erteilen, nachdem wir Sie über die Risiken informiert haben (Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO).

8. Wie lange wir Daten aufbewahren

Soweit eine Aufbewahrungspflicht besteht, schränken wir die Verarbeitung der Daten ein, statt sie zu löschen, bis die Frist abgelaufen ist.

Konten, die geschlossen werden, weil kein Paket gekauft wurde, werden innerhalb von 30 Tagen gelöscht, mit Ausnahme der Daten, die wir von Gesetzes wegen aufbewahren müssen; Sie können jederzeit erneut Zugang anfragen.

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht,

• Auskunft über die Daten zu erhalten, die wir über Sie gespeichert haben (Art. 15 DSGVO);
• unrichtige Daten berichtigen zu lassen (Art. 16 DSGVO);
• Daten löschen zu lassen (Art. 17 DSGVO), sofern wir sie nicht aufbewahren müssen;
• die Verarbeitung einschränken zu lassen (Art. 18 DSGVO);
• Ihre Daten in einem maschinenlesbaren Format zu erhalten und übermitteln zu lassen (Art. 20 DSGVO);
• eine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO). Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir beenden die Verarbeitung dann, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Werden Daten für Direktwerbung verarbeitet, können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Anfragen richten Sie an contact@shelfpublisher.com. Wir antworten innerhalb eines Monats.

Beschwerde. Sie können sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts oder Arbeitsplatzes. Die für uns zuständige Behörde ist der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Ludwig-Erhard-Straße 22, 20459 Hamburg, Deutschland.

10. Müssen Sie uns Daten geben?

Sie müssen uns die Daten geben, die wir für den Abschluss und die Erfüllung des Vertrags benötigen: Identifikationsdaten, Kontaktdaten und, für eine Auszahlung, Bank- und Steuerdaten. Ohne sie können wir kein Konto eröffnen, keinen Titel veröffentlichen und keine Erlöse auszahlen. Ihre Einwilligung in unsere E-Mails mit Angeboten ist die Bedingung für die Nutzung der Plattform ohne Entgelt (Abschnitt 4.10); Sie können sie später jederzeit widerrufen, ohne Ihr Konto zu verlieren. Alles andere ist freiwillig.

11. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Freigabe ohne einen Menschen. Derzeit wird ein Titel, bei dem jeder Punkt der Freigabeprüfung (Ziffer 4.6) bestanden ist, automatisch zur Veröffentlichung freigegeben, ohne dass ein Mensch ihn prüft. Das ist eine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhende Entscheidung im Sinne von Art. 22 Abs. 1 DSGVO; sie gewährt, was Sie beantragt haben, als Sie den Titel eingereicht haben. Die involvierte Logik: Die Freigabeprüfung prüft die Dateien, das Cover, die ISBN und die Metadaten anhand fester Kriterien und sucht nach Hinweisen auf die Gründe nach Ziffer 12.3 unserer AGB; findet sie etwas Zweifelhaftes, einschließlich jedes Befunds eines KI-Modells, entscheidet ein Mensch. Die Tragweite: Der Titel geht in die Veröffentlichung und den Vertrieb (Ziffer 4.7).

Rückgabe zur Korrektur. Besteht ein Punkt der Freigabeprüfung nicht, geht der Titel automatisch zur Korrektur an Sie zurück, mit der Begründung, ohne dass ein Mensch ihn vorher prüft. Das beruht auf festen Regeln; ein KI-Modell wirkt daran nur in einem Fall mit, wenn es feststellt, dass die hochgeladene Datei nicht zum Titel gehört, und die Regeln weder den Titel noch den Autorennamen in der Datei finden. Sie können den Titel korrigieren und erneut einreichen.

Für beides stützen wir uns auf Art. 22 Abs. 2 lit. a DSGVO: Die Prüfung des Titels ist Teil des Vertrags (Ziffern 4.1 und 12 unserer AGB), und beide Entscheidungen wirken nur innerhalb dieses Vertrags.

Eine Ablehnung eines Titels (Ziffer 12.3 unserer AGB) erfolgt nie automatisch; über sie entscheidet immer ein Mensch.

Ihre Rechte. Sie können jederzeit verlangen, dass ein Mensch bei Orbita eine automatische Freigabe oder Rückgabe überprüft, Ihren Standpunkt darlegen und die Entscheidung anfechten (Art. 22 Abs. 3 DSGVO), per Ticket oder unter contact@shelfpublisher.com.

Keine Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO sind die Ergebnisse der automatisierten Vorprüfung (sie sind Empfehlungen für die Freigabeprüfung und für unser Team), die Kategorievorschläge, die Antworten auf Tickets einschließlich der automatischen Antworten (Ziffer 4.9: Sie beantworten Fragen und entscheiden nichts über Ihren Vertrag) und die Betrugsprüfungen nach Ziffer 4.12, die eine Entscheidung vorbereiten, die ein Mensch trifft. Die Auswahl, welche Angebote wir Ihnen senden (Ziffer 4.10), nutzt Ihren Kontostatus, Ihr Land, Ihre Sprache und die Öffnungen und Klicks früherer E-Mails; sie hat für Sie keine rechtliche Wirkung.

12. Änderungen dieser Erklärung

Wir aktualisieren diese Erklärung, wenn sich die Verarbeitung ändert, wenn wir einen Dienstleister hinzufügen oder ersetzen oder wenn das Gesetz es verlangt. Die aktuelle Fassung ist stets unter https://shelfpublisher.com/legal/privacy abrufbar, oben mit einer Liste der Änderungen. Diese Erklärung informiert Sie über die Verarbeitung (Art. 13 DSGVO); sie bedarf nicht Ihrer Einwilligung. Benötigt eine neue Verarbeitung Ihre Einwilligung, holen wir sie gesondert ein, bevor sie beginnt.